Informe de suficiencia profesional asistente administrativo en la empresa COVICE E.I.R.L

Abstract

En este informe de suficiencia profesional, se plasma todo lo se aprendió como asistente administrativo en la empresa COVICE EIRL, este puesto se encuentra directamente ligado al área administrativa de la empresa. La empresa es pequeña y como muchas de este tipo sufren problemas con los costos fijos como el alquiler de espacios donde se instalan sus oficinas y la compra de materiales para el desarrollo de sus actividades, estos recursos deben optimizarse en la medida de lo posible. Lo más valioso para la empresa COVICE EIRL, que ocupa más espacio en sus oficinas, son las fichas de datos sobre propiedades, lo que configura una base de datos física que alimenta de información a la empresa sobre el precio de mercado de las propiedades y el potencial de una inversión, esta herramienta genera gastos adicionales así como de almacenaje por los datos de cada propiedad que se va añadiendo, es por ello que se le encomienda al bachiller que solucione esta problemática con ayuda de herramientas tecnológicas, esta actividad fue encargada por el gerente general de la empresa quien a su vez es el jefe inmediato de la persona que desarrolla este trabajo. Para mejorar el almacenamiento de información en la base de datos física, la empresa tiene 3 necesidades principales, las cuales se identificaron durante el desarrollo de las actividades laborales como asistente administrativo y a continuación se describen: 1. El registro de datos en físico tiene un costo elevado para la empresa ya que implica gastos en el almacenaje y material físico, entonces la nueva herramienta debe ser más óptima financieramente. 2. Existe un almacenamiento limitado para los documentos y fichas físicas que registran los datos de las propiedades. 3. Al hacerse en fichas físicas sobre la distribución de los datos respecto a las propiedades es lenta, lo cual implica retrasos en las decisiones sobre posibles inversiones. Atender estas necesidades es prioritario para el desarrollo de una base de datos superior a la que se pretende reemplazar, por ello el bachiller ha creído por conveniente realizar un banco de datos virtual con una ficha digital para alimentar esta data, lo que se consolida en una aplicación creada dentro del ecosistema de la empresa : Alphabet inc, dado que esta compañía ofrece servicios gratuitos para las pequeñas empresas y para COVICE , entre otras que carecen de nutridos recursos; razón por la cual se ha considerado estratégico aprovechar este tipo de herramientas digitales. Es por ello que para atender adecuadamente las necesidades de la empresa COVICE EIRL se han planteado tres objetivos que determinan la dirección y enfoque de este trabajo:  Diseñar una base de datos que almacene información de propiedades con un costo mínimo para la empresa.  Crear la base de datos en un dispositivo que implique que los gastos de almacenamiento se reduzcan al mínimo.  Generar una plantilla de trabajo donde la difusión de la información sea económica, rápida y práctica para la empresa. Las actividades que ha desarrollado el bachiller en la empresa fueron reforzadas por el conocimiento que se le impartieron en los diez semestres dentro de la Universidad Continental, además de diversas capacitaciones y cursos adicionales que fueron gestionadas por el bachiller para adquirir conocimientos técnicos sobre la creación de aplicaciones y bases de datos.