Informe sobre la experiencia administrativa en la implementación de un sistema de gestión documental y su impacto digital en la administración pública

Abstract

Toda organización sea pública o privada generan documentos diariamente por la variedad de trámites que realizan según la naturaleza de la misma; un buen número de éstas tienen implementado un área de archivo donde se almacena todo el acervo documentario para que, posteriormente sea un apoyo de consulta. El manejo físico de documentos trae como consecuencia el deterioro, así también ralentiza el proceso; por lo tanto, no se brinda un servicio adecuado. Hoy en día existe la digitalización, en donde la aplicación de ésta herramienta ha generado una mejora en cuanto a manejo de documentos se trata. Con la digitalización se busca minimizar el tiempo de servicio al ciudadano, así mismo evitar la manipulación de los documentos para conservar su integridad física. En ese marco, mediante el Artículo 8 del Decreto Legislativo N° 1412 con fecha 13 de noviembre del 2018, señala que La Secretaría de Gobierno y Transformación Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros es el ente rector del Sistema Nacional de Transformación Digital; donde articula al sector público, privado, la sociedad civil organizada, la academia y los ciudadanos en materia de gobierno digital, confianza digital y transformación digital del país. En ese sentido, muchas instituciones públicas han adaptado e innovado sus procesos administrativos convencionales y mecánicos para transformarlos en procesos digitales, logrando así una optimización, agilización y articulación entre sí, mediante herramientas sistemáticas que benefician a la ciudadanía peruana. El Ministerio de Salud no fue ajeno a este cambio, en el año 2017 se desarrolló el modelo de Gestión Documental, aprobado por Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N°001-2017-

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PCM/SEGDI, en el cual se definen los componentes y procesos para su implementación, lo que permitirá a las entidades interconectar sus sistemas de trámite documentario a través de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado; en esa premisa, desde la Oficina de Gestión Documental y Atención al Ciudadano del MINSA, se aplicaron y aplican ciertas Herramientas informáticas para agilizar la atención a los ciudadanos y de la propia institución aportando al Desarrollo y competitividad del País. Una de las Herramientas informáticas que implementó esta noble institución, es el Sistema de Gestión Documental (SGD) que a través de la iniciativa de la PCM, facilita dicho software encriptado, con el objetivo de desarrollar los procesos y procedimientos administrativos y al mismo tiempo también colaborar con el medio ambiente (cero papeles). El presente trabajo constituye una muestra de la experiencia en la práctica durante el año 2022 al 2023, desarrollado a través de mis estudios de administración y conocimientos técnicos. Su ejecución se ha basado en competencias y capacidades para la adaptación de los procesos administrativos en relación con los sistemas de trámite documentario y complementos de consulta rápida, para lo cual se recopiló información de diversas formas; correos electrónicos de coordinación, documentos institucionales, normas legales, coordinaciones grupales para la buena práctica de la digitalización documental y otras fuentes de consulta. Asimismo, se cumplió con las sugerencias del asesor académico para un mejor desarrollo del esquema del trabajo de suficiencia profesional.