Propuesta de mejora del proceso de elaboración y envío de informes técnicos de mantenimiento para optimizar el tiempo de atención en la división de infraestructura de una institución del Estado, Lima-2022

Abstract

Considerando que el cumplimiento de plazos en las instituciones públicas es importante para lograr la satisfacción de los usuarios , se ha planteado como objetivo principal para esta investigación diseñar una propuesta de mejora para optimizar el tiempo de atención de los informes técnicos de mantenimiento de infraestructura, en una i nstitución del Estado. Esta investigación es de tipo aplicada, con un diseño no experimental - transversal, con un nivel de alcance descriptivo – explicativo . Fue realizada a una población y muestra no probabilíst ica, la cual es el proceso de “Elaboración y envío de informes técnicos de mantenimiento de infraestructura” . C omo técnica principal para la recolección de datos se utilizó la observación directa y como instrumento , la ficha estructurada y la encuesta, ade más , el formato de registro de observaciones para un muestreo de estudio del trabajo . Esto s mismos han permitido identificar los principales factores que influyen en las demoras , los cuales son: d esorden y desorganización, falta de recursos necesarios (equ ipos y herramientas) y falta de capacitaciones al personal administrativo . T ambién , durante el diagnóstico del proceso actual, se realizó el estudio de tiempos, calculándose como tiempo estándar actual por elaboración y envi o de cada informe técnico un total de 1,642.9 minutos por informe . A demás, se identific aron las actividades ineficientes , siendo estas dos: Recepción de solicitudes de mantenimiento y Visitas técnicas en la unidad o sub unidad inspeccionada , para las cuale s se ha propuesto mejoras como : R eorganización y orden en STA y DEPINF mediante la aplicación de la metodología 5s, Compra de equipos de medición/herramientas y un Programa de capacitaciones para el personal administrativo de STA y DEPINF. Con la implemen tación de estas mejoras, se estima optimizar el tiempo de atención por informe en un 8.45 % respecto del tiempo actual , siendo el tiempo de atención propuesto por la elaboración y el envío de l informe 1,503.4 minutos. Esta propuesta, también mejorará , ind irectamente, la eficiencia, la eficacia y la productividad, permitiendo a la institución el ahorro de recursos . P or ello, también se determinó la viabilidad de la misma y se concluye que es económicamente viable, ya que tiene un VAN de S / 19,126.36 y un a TIR 34 %, y B/C 1.20 .