Sistema de información para mejorar el proceso de atención de documentos del Departamento de Sistemas - CMAC Huancayo, 2022

Abstract

La presente investigación surge con la identificación de una oportunidad de mejora en el proceso de atención de documentos del Departamento de Sistemas de Caja Huancayo, la cual tiene como objetivo implementar un sistema de información a fin de mejorar la eficacia y lograr el cumplimiento de las solicitudes de las unidades orgánicas y entidades externas a través de la atención oportuna de los documentos solicitados; por consiguiente, se realizó un análisis situacional respecto a las deficiencias identificadas en el proceso de atención de documentos en el Departamento de Sistemas, para ello se identificaron las causas raíz y el estatus actual de la empresa, identificándose como deficiencia principal la falta de mapeo del estado actual de todos los documentos ingresados para su atención, el avance en la atención y el responsable asignado, esta mala gestión trae como principal consecuencia la insatisfacción de los clientes ya sea las unidades orgánicas o las entidades externas que lo solicitan, ya que no se atendía de forma oportuna los documentos. Para la implementación del sistema de información, se utilizó la metodología ágil Scrum el cuál se divide en cuatro fases, siendo la primera la declaración de la visión del proyecto, en la que se describe la finalidad del desarrollo del proyecto; en la segunda fase es el sprint backlog, en el cual se identifica requerimientos, se detallan historias de usuario y se ejecuta el proyecto; en la tercera fase corresponde la revisión del sprint, en el cual se realizan pruebas de comprobación de la implementación del sistema y, por último, en la cuarta fase corresponde las limitaciones para la implementación, en esta fase se analiza las limitaciones y se realiza una bitácora de mejora continua.

Asimismo,se recopiló información del estado situacional sobre la gestión de la atención de documentos y se tomaron registros del antes y después para demostrar los cambios suscitados con la implementación del sistema.

Como resultados de la implementación del sistema, se logró mejorar la gestión de la atención de los documentos que surten del Departamento de Sistemas, debido a que se incrementó el porcentaje de documentos atendidos a tiempo en un 21.04 %, el progreso del trabajo WIP disminuyó en 21.2 % y los documentos atendidos con impedimentos disminuyó en un 0.16 %, asimismo, se lograron otras mejoras con la asignación del personal responsable de la atención, así como, del seguimiento, se centralizaron todos los documentos ingresados y permitió una visualización a tiempo real de los indicadores de gestión.

En tanto, se concluyó que la implementación del sistema de información mejoró el

xvi proceso de atención de documentos en el Departamento de Sistemas para la empresa CMAC Huancayo, a través de la eficacia en la atención de los documentos y, por ende, lograr una mayor satisfacción de los clientes (externos e internos).